Doodle – Tipps und Tricks zur Planung von Meetings

Wie Ihnen ein Schweizer Produkt den Arbeits-Alltag erleichtert

Die meisten von Ihnen kennen Doodle wahrscheinlich so: Man erstellt eine Umfrage mit verschiedenen Terminen, schickt den Link dazu allen Teilnehmern und wählt zuletzt das beste Datum aus.

Doch Doodle kann viel mehr als das. Wie Sie sich das Planen von Meetings mit einigen Tricks weiter erleichtern, erläutere ich Ihnen in diesem Blog-Beitrag.

Doodle-Konto erstellen

Damit die erweiterten und sehr hilfreichen Funktionen genutzt werden können, ist ein Doodle-Account nötig. Dieser kann mithilfe bereits bestehender Konten von Facebook, Google und Microsoft sein. Welche Vorteile dabei die Verknüpfung von Google- und Microsoft-Konten bringen, erfahrt ihr im nächsten Abschnitt.

Kalender und Kontakte integrieren

Sie haben alle Ihre Kontakte und Termine in einem Google- oder Microsoft-Konto (Office 365) gespeichert? Dann empfiehlt sich das Google- respektive Microsoft-Login allemal. Bei der Planung von Meetings erhalten Sie direkt Zugriff auf Ihren Kalender und können so die Optionen optimal auswählen. Beim Versenden der Umfrage direkt über die Doodle-Webseite können Sie bequem aus Ihren verknüpften Kontakten auswählen und brauchen die E-Mail-Adressen nicht mühsam zusammenzusuchen.

Wenn Sie bereits ein Doodle-Konto besitzen und den Kalender und Ihre Kontakte im Nachhinein verknüpfen möchten, können Sie das in den Konto-Einstellungen tun.

Die Integration Ihres Kalenders bringt noch einen weiteren Vorteil. Sie kennen es sicher: Eine Doodle-Umfrage zu einem Mitarbeiter-Anlass landet in Ihrem Posteingang, Sie füllen das Doodle mit einem kurzen Check Ihres Kalenders aus und schauen die Mail als erledigt an. Nach einigen Wochen folgt eine weitere Mail mit dem definitiven Datum. Jetzt das Problem: In der Zwischenzeit haben Sie an diesem Tag bereits einen Skitag mit Freunden geplant. Hätten Sie doch bloss früher schon Ihren Kalender mit Doodle verknüpft! Denn dies hätte die Terminkollision verhindert.

Die Integration bietet folgende Vorteile:

  • Beim Ausfüllen des Doodles sehen Sie gleich alle Termine Ihres Kalenders. Doodle schlägt sogar vor, welche Termine Ihnen passen, und welche nicht.
  • Nach Abschluss der Umfrage speichert Doodle alle ausgewählten Termine provisorisch in Ihren Kalender. Dies verhindert, dass Sie an einem dieser Termine etwas Anderes planen.
  • Sobald die Umfrage vom Organisator abgeschlossen und die beste Option definiert wird, speichert Doodle diesen Termin fix in Ihren Kalender.

Mit der kostenpflichtigen Premium-Version von Doodle kann man als Organisator eines Meetings den Termin gleich per Kalendereinladung verkünden. Damit ist der Termin direkt in den Kalendern aller Teilnehmer hinzugefügt und niemand wird das Meeting vergessen.

Beispiel Kalender-Integration | © doodle.com
© doodle.com

Praktische Funktionen bei der Umfrage-Erstellung

Nachdem man als Organisator die Optionen für die Doodle-Umfrage ausgewählt hat, kann man weitere tolle Einstellungen vornehmen.

  • Ja, Nein, Wenn es sein muss
    Die Teilnehmer können als zusätzliche Möglichkeit angeben, dass eine Option nicht optimal für sie ist.
  • Beschränke die Anzahl der Teilnehmenden pro Option
    Wer zuerst da ist, hat die freie Wahl. Sobald die angegebene Teilnehmerzahl erreicht ist, ist die entsprechende Option nicht mehr verfügbar.
  • Teilnehmer können nur eine Option wählen
    Jeder Teilnehmer kann nur eine Option auswählen. Eine Option kann aber von mehreren Teilnehmern gewählt werden.
  • Versteckte Umfrage
    Name und Abstimmung der Teilnehmer sind vertraulich. Nur du als Organisator siehst die Ergebnisse.

Mit einem kostenpflichtigen Profil hat man zudem diese tollen Einstellungsmöglichkeiten:

  • Frist festlegen
    Zeige Teilnehmern die Frist für Abstimmungen an.
  • Um Kontaktdaten bitten
    Die Eingeladenen werden dazu aufgefordert, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Adresse anzugeben.
  • Werbung entfernen
    Die Doodle-Umfrage lässt sich in professioneller Aufmachung ohne Ablenkung versenden.
  • Aktivitäten aller Eingeladenen
    Erfahren Sie, wer noch fehlt und wer die Einladung erhalten und geöffnet hat.

 

Beispiel Umfrage-Frist | © doodle.com
© doodle.com

Doodle kann noch mehr

Mit Doodle lässt sich eine sogenannte MeetMe-Seite erstellen. Diese ist mit Ihrem Kalender verknüpft und zeigt Ihrer Familie, Ihren Kollegen und Partnern, wann Sie am besten verfügbar sind. Direkt über diese Seite kann dann eine Terminanfrage an Sie gesendet werden.

Mit Doodle 1:1, das leider nur in der kostenpflichtigen Version verfügbar ist, lassen sich mit 2 Klicks Termine mit einer Person vereinbaren. Sie wählen einige Optionen aus, die Ihnen passen, senden diese Ihrem Meetingpartner, dieser bestätigt den für ihn besten Termin. Anschliessend werden Sie informiert und die Besprechung wird automatisch in beide Kalender eingetragen.

Ihr Kommentar

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